先明确读者要采取的动作，再缩短句子、解释术语，同时保留期限、例外和办理条件。
先找到读者要做的事
把通知拆成对象、动作、期限、办理方式和求助渠道。开头先说重要动作，再说明背景。若读者需要提交材料，逐项列出材料名称与提交位置，不让关键信息藏在长段落里。
简化语言但保留条件
将行话换成常用词，解释必须保留的专业术语。注意不要删掉适用范围、例外情形、费用、截止时间和责任边界。需要读者采取多个步骤时，按实际顺序编号。
用读者问题测试
让 AI 改写后，再请没有参与流程的人回答：我是否需要行动？什么时候完成？要准备什么？遇到问题找谁？如果答案仍不明确，就回到流程负责人核对，而不是继续堆叠修饰词。