用清晰文件名、稳定章节和可搜索文本提升知识库资料质量，并明确版本与权限范围。
先选对资料版本
上传前确认文件是当前有效版本，并在文件名或正文中保留标题、部门和更新日期。扫描件应检查文字识别结果；表格保留列标题，复杂布局可附一份简明说明。过期版本要按规则归档或移除，避免新旧制度同时被检索。
让章节表达单一主题
把不同主题拆分为清晰章节，使用有信息量的小标题，减少只有“其他”“补充”的段落。问答材料可以将问题和对应答案放在一起；术语表最好解释缩写，帮助用户用不同说法检索同一概念。
权限和答案都要复核
上传前确认资料能否被预期用户访问。测试时准备常见问法、同义问法和文件中没有答案的问题，观察系统是否引用相关内容并在缺少依据时承认不知道。知识库提供检索依据，不替代文件所有者的审批流程。